kintone導入事例

kintoneスターターパックと定期コンサルを利用しています。また、スマイルアップさんにて開催されている各種勉強会やセミナーにも参加させていただいて、随時運用方法についての知識を深めております。

弊社のkintone導入前の課題は、情報の共有です。工場で生産している製品の情報共有や、現場での情報共有、不具合などのトラブル共有や改善情報、工程管理の共有等、様々な情報が共有できていない状況でした。特に、目も当てられなかったのが日報です。現場の人間が手書きで日報を付けていましたが、手書きのため読み取れない場合や修正者による修正や後日の追記が後を絶ちませんでした。そのため、内容が正確でなかったり、確信が持てなかったりする日報が増えてしまったのです。さらに、解読に時間がかかるため、酷い時には数か月分の日報が溜まってしまい、負担は増えていく一方でした。その結果、予定が空白のまま進んでしまったり、職長が変化を把握できていなかったり、そもそもの情報が共有できていないことが課題でした。

弊社代表取締役の村上がスマイルアップ代表の熊谷さんのkintone活用セミナーに参加し、その場で導入を決めました。

弊社ではkintone導入メンバーとして、５名が集まり、情報共有を核として導入を進めました。代表の村上は一つの部署だけではなく全社的に一気に進めたいと希望していたので、それなら各自で記入している日報からkintone化を進めようとの結論に至りました。ただし、全社的に一気に進めるには、浸透させなければなりません。その工程はスムーズにいかず、周りの反応は「また何か始まったな。面倒だな」という雰囲気が漂っていました。ハード面でも、実際に何を使ってkintoneに日報を入力するのかが課題となっていましたね。

まず取り組んだのが、どうすれば全社に浸透させることが出来て、楽しく取り組んでもらえるのか、という課題でした。そこでkintone導入に当たってのキックオフ大会の開催を検討しました。大会開催前には、各部署の職長に出演協力を依頼し予告動画を制作、全社に向けて配信して皆が取り組まなければならないと意識させました。その動画では、「あと52日で日報用紙がなくなりますよ！」と予告したので、社員も覚悟ができたと思います。2019年10月1日に開催されたkintoneキックオフ大会では、社員の前で、職業が紙の日報を破り捨てるアクションを行い、「紙の日報とは決別します！」と印象付けてもらいました。さらに、パソコンに保存してあった日報の原本データは削除し、後に引けない環境を作ったのも意識付けとして大きかったですね。また、懸念されていたハード面は、各部署にノートパソコンを1台ずつ設置しました。
kintoneはアプリもあるので

kintoneにはコメント機能があるので、情報の共有がスムーズになっています。これまで営業や工場との間では「言った、言わない」というトラブルが散見されました。しかし、kintone上にデータとして保存されているので、今ではトラブルが少なくなりました。また、これまでエクセルで入力していた内容をkintoneで入力できるので二度手間三度手間がなくなっています。スムーズに業務が行えるので、残業も以前の2分の1にまで減っています。

※kintoneチームの５名様より回答

■kintoneアプリはメンバーが作れる体制ですが、スマイルアップさんのコンサルの目が入ることで、
社内では当然だった内容も「この作業は無駄ではないか？」と確認できるようになりました。
「ここをこういう風に変更するともっと良くなりますよ！」というアドバイスもいただけるので、物事がスムーズに進められています。

■初めはホームページを作るような感覚でアプリのシステムを構築していました。
スマイルアップさんのコンサルティングを通じて、できることは無限大だと分かり自由度が増えましたね。
ただし、すべてを自分たちでやっていたら自己満足で終わってしまいます。
第三者視点からコンサルティングを受けることで、方向性や課題に対する見方も変わり残業が2分の1にまで減るほどの改革が行えています。

■営業として途中からkintoneメンバーに参加しました。
確かにkintoneは便利ですが、これまで長く使っていたエクセルからの乗り換えは、正直なところ、納得できていませんでした。
しかし、実際にkintoneを使い始めてアプリを開発すると、今までばらけていた仕事が一貫して流れ始めました。便利で効率が良いことが分かったので、今後はもっと効率化をして、営業が仕事をスムーズに取れるような理想形を作っていきたいです。

■スマイルアップさんのコンサルティングでは、的確な視点やアイデアを示していただけます。
経験が浅い人でも少しずつ学べるので勉強になります。

■kintoneでアプリを作る際は、どういう風に作れば良いかと生みの苦しみで悩むことが多いです。
スマイルアップさんの勉強会やセミナーでは他社の事例やアプリの作り方を勉強させていただけるので、
社内のkintone運用に活かせています。

kintoneの導入に際しては、社内に導入すべきか悩んで立ち止まることもあるでしょう。しかし、悩んでいる時間はそれ自体が無駄だと思います。社内での抵抗があったとしても運用に慣れてしまえば環境が改善されますので、悩んでいるなら是非導入してみてください。