kintone導入事例

弊社では、スマイルアップさんにパソコンサポートと、kintone勉強会をお願いしています。
ほかにも、kintoneを扱うスタッフ向けの勉強会をしていただいて、業務課題を改善するための機能紹介や運用を学んでいます。

御社からの定期コンサルティングは受けておらず、不定期で必要時に申し込んでいます。定期コンサルティングだと繁忙期に時間が取りづらいなど影響が出てしまいますが、不定期でご対応いただけるのがありがたいですね。

弊社にとっての課題は、大量の顧客データの管理とそれぞれのデータのスタッフ間での共有でした。弊社は、2005年に通信販売事業部を立ち上げてＥＣサイトを作り通信販売を始めました。自社ＥＣサイトで海産物の加工品を販売する中で、2010年12月にはピークを迎え、人気の焼き魚の加工品を1日に10,000パック製造するなど工場の稼働率も高く、売上が伸び続けました。あまりにも膨大なデータの処理が必要となってきたので、システムを変えようとしていた矢先の2011年3月東日本大震災が発生してしまったのです。当時の被害は甚大なものでしたが、弊社の宝でもある11万人に及ぶ顧客データまで流されてしまったのです。そこで、Eコマースのクラウド顧客管理システムの導入を考えていましたが、予算が合わず悩んでいたところ、専務あてに御社の熊谷さんからkintoneのご紹介を受けました。

専務がkintoneの説明を受けている最中、熊谷さんの「自分でシステムを作れますよ」と、目の前で案件管理アプリを作ってくださり、その便利さを知って、即座に契約を決めたようです。「物は試しなので、まずは使ってから考えようか」と、そこから弊社でのkintoneの利用が始まりました。弊社では、個人だけでなく全国のスーパーも顧客対象となっているため、顧客情報だけでなく取引の履歴などの情報が多数に及びます。kintone導入以前は、スタッフそれぞれが個々のパソコンにデータを管理している状態だったため、データの共有がうまくいっていない状況でした。ところが、kintoneでは顧客管理や案件管理のほか、ＥＣサイトのコンテンツ管理やお客様へのＦＡＱ管理なども自在に行えるのです。今では、業務の可視化もできて、これまでの課題が格段に改善されています。

弊社でのkintoneを導入後に、私自身も初めてkintoneを使うこととなり、作業内容が変わったため若干の抵抗はありました。ですが、共有のためにとにかくデータを入力することが社内での優先事項だったのです。既存のデータだけでなく、これまでだったら自分のパソコン内で完結していたデータの入力を、kintoneへ入力しなければならならず、入力癖がつくまで、他のスタッフも苦労していましたね。

入力癖をつけるために、専務が「とにかくデータをkintoneに入力するように！」と、口を酸っぱくして言い続けていました。スタッフも根気強く入力作業を続け、解決していきましたね。今では年数が重なり、無事にデータも蓄積できています。スタッフの努力以外にも、kinoneの導入当初に、熊谷さんに来ていただいたことも大きかったです。主に、kintoneの操作について、理解を深める勉強会を行っていただきました。勉強会では質問する時間もあるので、不明点が解消をでき、操作へのストレスが減るので助かります。

kintoneの導入によって、目に見えて残業が少なくなりました。以前は繁忙期に限らず残業をしていて、特に事務担当は作業量も多く、結構な残業がありました。今は導入して５年６年目くらいになります。ほぼ残業はなく、月に10時間あるかないかくらいです。残業が短くなった理由は、課題としていた情報の共有や業務の可視化が実現できている点にあると思います。たとえば、会議をしていてもkintoneの画面をそれぞれが確認しながら議論を進められます。また、これは当初想定していなかったことですが、退職者が出たとしてもkintone上にデータが残っていて、その画面自体が引き継ぎ内容として利用できるのです。今ではこれまでパソコンが苦手だったスタッフもkintoneを使ってアプリを作っています。年齢やＩＴリテラシーの違いを越えても簡単に使えるのも魅力ですね。また、スペースでのやり取りも行い始めてから情報共有スピードが以前の倍になりました。総合的にも業務負担が減って、とても役立っています。

kintoneは使えば使うほど自分たちが楽になっていくサービスだと考えています。一方で、パソコンが苦手なスタッフやkintoneを始めて使うスタッフにとっては、ハードルが高いのも事実です。御社の熊谷さんから教えてもらいながら、アドバイスを受けたり、困っているところを相談したりしながら進められるのが、とても良いですね。弊社は2016年に開催されたkintoneAWARD2016にて、kintone活用のグランプリを受賞できました。kintoneの標準機能だけを利用している点や「指示ゼロ経営」というコンセプトの元、改善ツールとして徹底活用している点を評価していただいたのですが、これも熊谷さんのコンサルティングの賜物ですね。

kintoneの導入を迷われているのなら、とにかく使ってみることをおすすめします。かかる費用もそこまで高いわけではないですし、操作への抵抗があったとしても、我慢して1年ほど使ってみるといいと思います。社内に課題があって導入を検討しているときに使えば、問題は少なからず解決されると思います。kintoneを使ってみて分かることがたくさんありますよ。それに、データの一元化や見えるかをすることで、社内での情報共有やデータを探す時間が限りなく短くなります。迷ってみるなら使ってみるのが一番ですね。