kintone導入事例

当初は、kintoneスターターパックを導入しました。その後、熊谷さんのコンサルを受けながら、組織における導入や活用についてのコツを学ぶkintone基礎講座を受講し卒業証書をいただきました。スマイルアップさんが開催されているkintone勉強会やセミナーも定期的に参加して日々運用知識をブラッシュアップしています。また、スタッフ向けの勉強会を開いていただき、業務改善のための機能紹介や運用方法を学んでいます。ただし、定期コンサルティングは受けておらず、不定期で必要な時に申し込んでいます。定期コンサルティングだと繁忙期に時間が取りづらいなど影響が出てしまいますが、不定期でご対応いただけるので有難いですね。

弊社では、創業当初から基幹システムをスクラッチで開発していただいたものを１０年以上使ってきました。顧客管理や案件管理、収益管理に日報管理とすべてをシステムで連携していました。開発から時間が経って基幹システムが古くなってきたことが一つの課題でした。そのタイミングで、ベンダーも事業を辞めたいと申し出てきたのです。そのため、３、4年ほど、SalesForceなどの乗り換え先を探していました。ただ、乗り換え先を決めるとしても、素人でも操作できるようにしたい、粗利分配はプログラミングを組んで自動で行いたい、スケジュールパターンを自動登録して使いたいなどいろいろな課題が山積みで。社内だけでなく外部スタッフとの連携も必要だったので、きめ細やかな対応も求められましたし、初期費用を抑えたい希望もありました。そのため、当時のシステム機能の８割を標準機能で賄えるkintoneを導入しました。

弊社にとっての重要部分を握る基幹システムの乗り換え先を探すのには難航していました。そのような折にスマイルアップの熊谷さんと出会い、相談に乗っていただく機会がありました。熊谷さんにシステム全般を見ていただいて「kintoneへ移行できますよ！」と、力強く仰っていただいて。私も熊谷さんになら長年の課題であった、弊社の重要な部分でもある基幹システムを安心して託せると思い、導入を決めました。

正直に打ち明けると、相当難航しましたね。基幹システムは１０年以上使っていたため、顧客や案件、収益に日報とそれぞれの管理が連携していました。そのため、kintoneに乗せ換えるのに苦労しました。実際に、kintone導入の担当も３名くらい変わってしまいました。データの乗せ換えも大変で関わった人も多く、時間もかかりましたね。制限がある中で作り上げるということもあり、かなり苦労しました。当初、熊谷さんが仰ったほど簡単ではなかったのが、正直な感想です。

弊社で１０年以上も使ってきたスクラッチで開発した基幹システムに比べると、kintoneはシステム的にも異なるので制約が出てきます。そこで、kintoneを扱うスタッフの心理的ストレスを減らすために、「制約の中でやる」ということをコツコツと周知していきました。その後は、順応性に任せて、使っていくと徐々に慣れていくこともあるので、使いながら慣れ親しんでいって、運用に対する問題点を解決しています。

現状は、１０年以上に渡り築き上げたシステムに比べて、まだ追い付いていません。社内では、昔の方が使いやすいとの意見も多いです。ただ、今までのシステムと、kintoneには大きく異なるところがあります。既存のシステムはベンダーのみが扱えたので、「ちょっとここを良くしたい」と思うことがあっても飲み込んで、ストレスを溜めながら運用していました。一方のkintoneは社内で改善していけることが魅力的です。 改善したいと思ったら、改善点を書き込んでおいて、定期的にメンバーがチェックしています。自分達で改善できるところは自分達で行い、分からないところがあれば熊谷さんに相談しています。その結果、「自分たちが使いながらこのシステムを改善していくんだ」という社内の共通認識ができました。おかげで、仕事自体も改善していっていますね。「仕事の改善＝kintoneの改善」という図式が成り立っていて、改善活動をやっていく文化が社内で育まれつつあります。この点は、kintoneを導入して一番良かった点と評価できます。

まずは、導入して良かったと思っています。社内で出来つつある「改善していく」という文化が育まれていることが一番の成果です。熊谷さんがとても信頼できる方なので、システムの乗り換えの相談にも丁寧に乗っていただけましたし、導入や運用時も頼って良かったと感じています。

弊社もそうでしたが、kintoneの導入時は色々と検討して悩まれると思います。とくにシステムの乗り換えはハードルも高く、課題が多いことが実状です。ですが、まずは一歩を踏み出してみてください。導入後、運用をスタートすると色々なハードルが出てきますが、スマイルアップさんでは乗り換えることを丁寧にサポートしてくださいます。また、将来的なkintoneの可能性という面でも期待は大きいです。弊社では、業務内容が多岐にわたりますが、kintoneという一つのプラットフォームにデータを載せてある安心感もあります。色々な思いや迷いがあるかと思いますが、まずは船に乗って漕ぎ出してみることをお勧めします。