kintone導入事例

月に１度ほど、kintoneスターターパックと継続サポート定期コンサルを利用しています。kintoneはスマイルアップさんのkintoneスターターパックとセットで導入しました。

１番の課題はスタッフ間のコミュニケーションでした。弊社は農産物を販売しているため、さくらんぼの季節（6月・7月）は年間で見て１番注文が集中しますし、お中元、お歳暮の時期も繁忙期となっています。これらのシーズンをうまく乗り切るには、スタッフ間の情報共有や意思疎通が大切になってきますが、弊社に勤務しているスタッフは全員が女性でして。パート社員と言いますか、空いている時間で働く方、フルタイムで働かれている方など様々です。スタッフごとの勤務時間が異なるため全員が揃う機会はほとんどなく、情報共有の方法が課題になっていました。例えば、「Aさんには伝わっているが、Bさんには伝わっていない状態」だったり、「メールで伝えたけれど、確認したかどうかわからない状態」などの課題は多く、コミュニケーションツールを探していたのです。その中で、私たちのニーズに合致したのがkintoneでした。

導入の決め手としては、自分たちの好きなようにカスタマイズできる点が非常に魅力的でした。kintone導入以前には、別のシステムを利用していましたが、使いづらさを感じていたのです。他のシステムはパッケージなので、「こうだったらいいのに」「ここがこうなればいいのに」が実現できず、繁忙期の忙しい環境下で思うように情報伝達ができない壁がありました。具体的には、情報共有機能に加えて、ＥＣサイト運営に伴うスケジュール管理も決め手になりました。例えば、さくらんぼのページを作るのに、取材に行って写真を撮って、素材を用意してという流れがあります。これまではExcelで管理していたため、「いつ、どこで、何が行われているのか」という情報が管理しづらい問題がありました。勤務のスケジュール上、スタッフ同士が顔を合わせづらいので顔を合わせての情報共有がしにくく、また、Excelでは縦列・横列で情報を管理するため、どこにどのような情報が記録されているかという確認も難しかったのです。kintoneでは「バトンを次の人に渡せる仕組み」を自由に作れることが決め手となりました。

「私たちで使いこなせるかな？」「機能が多い分、スタッフがスムーズに使えるかな？」など、導入検討段階では「自分たちで導入できるかな？」という不安もありました。スマイルアップさんでは、システムを作っていただくのではなく指導していただけることが魅力的でした。もし、システムを作ってもらったとしても、その後に誰がメンテナンスするのかという課題が出てきますよね。スマイルアップさんはゼロからやり方を教えてくださるので、導入後もいろいろな課題解決に繋がっています。弊社では開発は作業が好きなスタッフに偏っていますが、視点を変えると利用者が使いやすいように作れるメリットもあるので、結果として利用者が使いやすい環境ができています。kintoneに慣れるまで１ヶ月もかからなかったと思います。開発や修正も楽にできる点も評価できますね。導入後の開発当初は作り込みが必要でしたが、ある程度環境が整うと空いた時間にシステムを修正したりシステムを作ったりするようになりました。

社内にkintoneが浸透した結果、今はkintoneナシでは仕事が回らない状況です。導入後すぐに、スマイルアップの熊谷さんからスタッフ全員へ向けてkintoneのことや「こういう目的で使いましょう」という話をしていただきました。その後、月一回のご指導の下、ブラッシュアップしています。具体的な変化としては、コミュニケーションが取りやすくなったことが大きいです。さらに、情報を検索しやすくなった点も大きな変化だと感じています。他のチャットツールは情報をさかのぼるのが大変で、過去のやり取りを調べるのも一苦労でした。情報を探すだけで時間が経っていたのです。kintoneでは、カテゴライズを細かくできて検索しやすいので、過去の情報共有も楽に探し出せるようになりました。そういう意味では、業務の時間効率化が実現できています。弊社で扱う商品は農作物が多く、一年前の情報が必要になることが頻繁にあります。kintoneを使えば、一年前の情報も容易に取り出すことができるので助かっています。スタッフ同士のコミュニケーションも向上しています。スタッフの反応も上々で、これまで使っていたシステムはスタッフから操作に関する質問や相談がありました。今はそれがほとんどありません。逆に考えると、問題なく使えているのかと感じています。コミュニケーションにかかるストレス値も下がりました。将来的には、売上や顧客管理もkintone上で行うことが最終目標です。今はシフトや外出予定などのスケジュールも登録していますが、他システムと連携させてもっと簡素化させたいですね。業務は全てkintoneに聞けばわかる環境も実現させていきたいです。

一言で言うなら「感動」ですね！熊谷さんのご指導を受け「あれもできるんだ、これもできるんだ」と感動の連続です。今でこそ私たちの業務になじんでいるスマイルアップさんですが、知ったきっかけが２つあります。サイボウズにシステム導入を相談した際に、「こんな会社がありますよ」と、お話を伺ったこと。また、いつも使っているメーカーさんにkintoneに関して相談をしたら「スマイルアップさんという会社がいらっしゃる」と、ご紹介いただきました。スマイルアップさんはkintoneの使い方だけでなく、問題解決をするための定義に立ち戻ってご指導いただけます。例えば、残業が多いことが課題になっている場合に、残業が多いときはどうすればいいのか、という問題解決の定義を考えて「こういう機能を使えばいい」とか、時には他のシステムをご紹介してくれるので有難いです。業務意識についてはスタッフ全体で変化しています。熊谷さんに何度もご相談して使いやすい環境が作れています。

kintoneには無限の可能性があると考えています。問題を解決してくれるツールですので、気になるようでしたら是非試してみてください、とお伝えしたいです。システムに詳しくない人にとってはkintoneを使いこなせるか不安になるかと思います。そんなときに、スマイルアップさんがゼロからのご指導をしてくださるのでkintneとスマイルアップさん双方の導入がオススメですよ。