【3.中小企業がAIを活用する現実的な方法】⑤AIとkintoneなどツールの組み合わせ
スタッフ共通スマイルアップ目次
1. はじめに：AI導入で「やること」が増えていませんか？
「AIが便利そうなのは分かっているけれど、次から次へと新しいツールが出てきて何から手を付ければいいか分からない……」[02:24]
「IT業者に言われるがままツールを入れたものの、結局現場の入力作業が増えて不満が出ている」[02:51]
中小企業の経営者様やIT担当者様から、このような切実なお悩みをよく伺います。
AIに文章を考えてもらうのは便利ですが、社内のデータが別のシステムにバラバラにある状態では、いちいちデータをコピー＆ペーストしてAIに読み込ませるという「人間のがんばり（コピペ作業）」が発生してしまいます[03:09]。
これでは、せっかくのIT導入も逆効果になりかねません。
AIをただの「チャット相手」で終わらせず、真の業務効率化につなげるための鍵は、AIという「脳みそ」と、データを蓄積する「本棚（データベース）」を組み合わせることにあります[03:22]。
今回は、スマイルアップ合資会社がおすすめする、AIと業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」を組み合わせた「自社専用の天才秘書」を作る方法について分かりやすく解説します！
2. なぜAIだけでは不十分なのか？「本棚」が必要な理由
世の中で話題のAI（ChatGPTなど）は非常に頭が良いですが、そのままでは「あなたの会社の個別の事情」や「過去の取引データ」をまったく知りません[04:50]。
一方で、kintoneのようなツールは、社内のあらゆる情報を整理して保管できる優秀な「本棚（データベース）」です[03:22]。
しかし、データが綺麗に並んでいるだけでは、それを使って新しい提案を考えたり、複雑な分析をしたりすることは人間がやらなければなりません[04:59]。
この2つを組み合わせるとどうなるでしょうか？
会社のこれまでの歴史やデータが詰まった「本棚（kintone）」を、頭の良い「脳みそ（AI）」が自由に読み解くことができるようになります。
これにより、自社のビジネスを完璧に把握した「専属の天才秘書」が社内に誕生するのです[05:03]。
特にExcelだけでデータを管理している企業様は注意が必要です。
Excelのファイルが散乱している状態では、後からAIが活用できない「使えないデータの山」になってしまう危険性があります。
だからこそ、情報を一元管理できるデータベースが必要不可欠なのです[09:06]。
3. 見積もり作成が驚きの10秒に！劇的な業務改善の実例
実際に、AIとkintoneを組み合わせることで大きな成果を出した、従業員20名の建設会社様の事例をご紹介します[06:06]。
その会社では、これまで新しい見積もりを作る際、過去の膨大なファイルの中から似たような案件を一生懸命探し出すのに1時間以上かけていました[06:09]。
探し出した後も、手作業で数字や内容を打ち替えるため、担当者にとって大きな負担となっていました[06:13]。
そこでAIとkintoneを導入。過去の見積もりデータをkintoneに蓄積し、AIと連携させました。
今では、「今回の依頼に似た過去の見積もりを探して、新しい下書きを作って」とAIに指示を出すだけで、なんとわずか10秒で正確な見積もりの叩き台（ベース）が完成するようになったのです[06:17]。
人間が行っていた「探す」「まとめる」「入力する」という面倒な作業が大幅に削減され、対応時間はこれまでの半分以下になりました[06:03], [08:09]。
4. 成功の秘訣は「小さく始めること」
「よし、我が社もすべての業務を一気にAI化しよう！」と意気込むのは素晴らしいことですが、実はここに大きな罠があります。全社一括での大規模なAI化は、失敗の原因になりやすいNGアクションです[08:22]。
一番大切な鉄則は、「完璧を求めず、小さく始めること」です[08:22]。
まずは、kintoneの無料トライアルなどを利用して、「問い合わせ管理」や「日報」など、社内のたった1つの業務アプリだけを作ってみることからスタートしましょう[08:31]。
最初からお金をかけてシステムを自動連携させようとする必要はありません。最初はデータをCSVで出力してAIに読み込ませるような、手作業のコピペから始めても十分に効果を実感できます[07:52]。
まずは「これまでのやり方がこう変わるんだ！」
という業務の流れを体験し、便利さを実感することから始めてみてください[07:59]。
5. まずは紙とペンから！今日からできる小さな一歩
ITツールやAIを導入することは目的ではありません。
皆さんの会社の「めんどくさい」をなくし、最終的に「会社の売上や成果を上げるための手段」です[09:45]。
経営者様が今日からできる最初の1歩は、「社内で一番無駄なデータ探しや、面倒な入力作業がどこにあるか」を紙に書き出してみることです[09:26]。
これだけでも、業務改善の大きなスタートラインに立つことができます。
「うちの会社の場合は、どこから手を付けたらいいのだろう？」
「Excelでの管理から抜け出して、AIを活用できる体制を作りたい」
そう思われた方は、ぜひ一度スマイルアップ合資会社へご相談ください。
14年以上にわたりkintoneを活用した業務改善を行ってきたノウハウと、最新のAI活用術を組み合わせ、貴社に最適なステップをご提案いたします。
小さな1歩から、私たちと一緒に「働くことが楽しくなる」仕組みを作っていきましょう！
▼YouTubeでさらに詳しく学ぶ
今回のブログの関連動画
AIが仕事を奪う本当の意味と、今後生まれる「格差」の正体について、代表の熊谷がライブ配信で詳しく解説しています。
【ライブ】3-5.AIとkintoneなどツールの組み合わせ
スマイルアップAI経営ちゃんねる
中小企業の経営に役立つAI・DX活用情報を分かりやすくお届けしています。ぜひチャンネル登録をお願いします！
YouTubeチャンネル「スマイルアップAI経営ちゃんねる」はこちら
